AI dalaman syarikat berjaya: Pelajari daripada SB C&S

Kunci kejayaan penyerapan AI dalam syarikat terletak pada “sistem”

Berita tentang SB C&S, anak syarikat SoftBank Group, yang berjaya menyerapkan penggunaan AI kepada kira-kira 2,000 pekerja dan meningkatkan kecekapan kerja telah menjadi perbualan hangat. Bukan sekadar memperkenalkan alat AI, tetapi bagaimana membina budaya di mana seluruh organisasi mahir menggunakan AI. Bagi pemilik perniagaan dan CTO, ini adalah topik yang sangat penting.

Dalam artikel ini, kami akan menganalisis usaha SB C&S sambil menerangkan kaedah khusus untuk penyerapan AI dalam syarikat yang boleh diamalkan oleh syarikat kecil dan sederhana. Jika anda menghadapi masalah seperti “hanya segelintir pekerja yang menggunakan AI” atau “akhirnya kembali kepada cara kerja lama” selepas memperkenalkan AI, artikel ini wajib dibaca.

Tiga perkara utama daripada usaha SB C&S

Program peningkatan literasi AI seluruh syarikat

SB C&S meletakkan AI sebagai “alat yang digunakan oleh semua pekerja dalam tugas harian” dan bukannya “hanya untuk pakar tertentu”. Secara khusus, mereka mereka bentuk program latihan mengikut peringkat, dengan pengurusan diajar cara penggunaan strategik manakala pekerja biasa diberi tumpuan kepada kecekapan tugas harian.

Kelebihan pendekatan ini ialah ia tidak mengehadkan “pengguna” kepada segelintir orang. Punca kegagalan banyak syarikat dalam memperkenalkan AI adalah kerana hanya sebilangan kecil kakitangan IT yang memahami cara menggunakan alat tersebut, dan ia tidak merebak ke peringkat akar umbi. SB C&S menyelesaikan masalah ini dengan meningkatkan literasi AI secara menyeluruh di seluruh syarikat.

Reka bentuk gabungan proses kerja dan AI

Bukan sekadar latihan, reka bentuk yang menggabungkan AI ke dalam aliran kerja sebenar juga penting. SB C&S telah mentakrifkan senario penggunaan AI dalam tugas-tugas khusus seperti penyediaan dokumen jualan, analisis data, dan draf respons pelanggan terlebih dahulu.

Saya sendiri, setelah membantu lebih 38 klien dalam perundingan penggunaan AI, mendapati bahawa pendekatan paling berkesan adalah “memasukkan AI tanpa mengubah aliran kerja sedia ada”. Contohnya, jika memperkenalkan pembantu AI untuk penyediaan laporan mingguan, format laporan dan peraturan penyerahan tidak diubah, hanya sebahagian daripada proses penciptaan digantikan dengan AI. Ini mengurangkan beban pekerja untuk “mempelajari perkara baru” dan membolehkan peralihan yang lancar.

Penetapan metrik hasil yang praktikal

SB C&S mengukur hasil penggunaan AI dengan angka konkrit seperti “pengurangan masa pemprosesan” dan “penurunan kadar ralat”. Ini mewujudkan kitaran positif di mana kesan pengenalan dapat dilihat dan seterusnya mendorong penggunaan yang lebih meluas.

Bagi syarikat kecil dan sederhana, tidak perlu menetapkan KPI yang besar dari awal. Yang penting ialah mengumpul pengalaman kejayaan kecil seperti “masa membalas e-mel berkurangan 30 minit seminggu” atau “ketepatan respons awal untuk pertanyaan mencapai 80%”.

Tiga langkah penyerapan AI untuk syarikat kecil dan sederhana bermula hari ini

Walaupun contoh syarikat besar seperti SB C&S boleh dijadikan rujukan, ia tidak boleh terus digunakan oleh syarikat kecil dan sederhana yang mempunyai sumber terhad. Oleh itu, berdasarkan pengalaman praktikal saya, saya perkenalkan tiga langkah yang dioptimumkan untuk syarikat kecil dan sederhana.

Langkah 1: Pemilik perniagaan sendiri perlu menggunakan AI secara meluas

Perkara paling penting dalam penyerapan AI dalam syarikat ialah “menunjukkan pemilik perniagaan sendiri menggunakan AI”. Saya sendiri telah memperkenalkan Claude Code dan ChatGPT secara aktif dalam tugas harian, mengautomasikan semakan kontrak, semakan latar belakang, saluran paip auto-posting media sosial, dan mengamalkan 93 kes penggunaan AI dalam 29 bidang tugas.

Jika pemilik perniagaan hanya berkata “AI itu berguna” tanpa menunjukkan contoh, pekerja tidak akan bergerak. Dengan menunjukkan pemilik perniagaan sendiri menggunakan AI untuk meningkatkan kecekapan kerja, halangan psikologi “saya juga mahu mencuba” akan berkurangan. Kos bulanan bermula dari kira-kira RM21,000, jadi saya cadangkan pemilik perniagaan mencuba sendiri terlebih dahulu.

Langkah 2: Mulakan dengan “visualisasi” kerja

Sebelum memperkenalkan AI, visualisasikan proses kerja semasa. Kenal pasti tugas mana yang mengambil masa yang banyak dan tugas mana yang bergantung kepada individu tertentu. Berdasarkan pengalaman saya, banyak syarikat meninggalkan tugas yang mudah dipertingkatkan dengan AI seperti “penyediaan laporan mingguan yang mengambil masa 20 minit” atau “pemasukan data harian yang mengambil masa 30 minit”.

Secara khusus, mulakan dengan tugas-tugas berikut untuk hasil yang berkesan:

• Penciptaan balasan e-mel standard (jana templat dengan ChatGPT atau Claude)
• Penciptaan minit mesyuarat automatik (pengecaman suara + ringkasan AI)
• Pengumpulan data dan penciptaan graf (makro Excel + analisis AI)
• Penyediaan draf siaran media sosial (penjanaan teks oleh AI)

Tugas-tugas ini boleh dimulakan dengan kos pengenalan serendah beberapa ribu ringgit sebulan, dan kesannya dapat dirasai dengan segera.

Langkah 3: Kembangkan pengalaman kejayaan kecil ke seluruh organisasi

Setelah pengalaman kejayaan pertama diperoleh, kembangkannya ke seluruh organisasi. Kongsikan kisah kejayaan dalam syarikat dan galakkan jabatan lain untuk melakukan perkara yang sama. Walaupun sukar untuk memperkenalkan program latihan seluruh syarikat seperti SB C&S dengan serta-merta, anda boleh mengadakan sesi pembelajaran dalaman atau laporan penggunaan AI mingguan untuk menyerapnya secara beransur-ansur.

Dalam kalangan klien saya, syarikat yang melantik seorang “juara” penggunaan AI di setiap jabatan untuk menyokong ahli lain telah berjaya. Juara ini bukan sahaja diajar cara menggunakan alat AI, tetapi juga perspektif penambahbaikan kerja. Ini mengubah pengenalan AI daripada “tugas jabatan IT” kepada “tugas semua pekerja”.

Cara memilih program latihan AI generatif dan anggaran kos

Baru-baru ini, program latihan AI generatif untuk syarikat kecil dan sederhana seperti SC Digital dan Cyber Relations semakin berkembang. Berikut adalah tiga perkara yang perlu dipertimbangkan semasa memilih program ini.

Adakah kurikulum berkaitan langsung dengan kerja sebenar?

Elakkan latihan yang hanya memberi penerangan teori. Penting untuk memastikan program tersebut mengandungi senario yang boleh digunakan dalam kerja sebenar dan memberi masa yang mencukupi untuk peserta mengendalikan AI secara praktikal. Program ‘Manakue’ oleh Cyber Relations adalah program praktikal yang khusus untuk syarikat kecil dan sederhana, dan boleh digunakan dengan kos serendah beberapa ribu ringgit sebulan.

Adakah sistem susulan yang lengkap?

Kuncinya ialah sama ada kandungan yang dipelajari dalam latihan dapat digunakan secara berterusan dalam kerja sebenar. Pilih program yang menyediakan sesi soal jawab berkala dan latihan menggunakan data kerja sebenar sebagai susulan selepas latihan. Program SC Digital dipuji kerana menyokong sehingga penetapan dalam kerja sebenar.

Adakah ia mengandungi contoh yang sesuai dengan industri dan tugas syarikat anda?

Cara penggunaan AI berbeza mengikut industri. Untuk pembuatan, ia mungkin kawalan kualiti dan ramalan inventori; untuk peruncitan, ramalan permintaan dan analisis pelanggan; untuk perkhidmatan, respons pertanyaan dan pengurusan tempahan. Pilih program yang mengandungi contoh yang sesuai dengan tugas syarikat anda untuk memaksimumkan kesan latihan.

Perkara yang perlu dielakkan untuk penyerapan AI yang berjaya

Buang ilusi “tongkat sakti”

AI bukanlah penyelesaian ajaib. Buang ilusi bahawa semua kerja akan menjadi cekap serta-merta selepas pengenalan. AI hanyalah alat yang melengkapi pertimbangan dan kreativiti manusia. Khususnya, jika kualiti dan kuantiti data tidak mencukupi, ketepatan output AI akan menurun dengan ketara. Yang penting ialah mentakrifkan dengan jelas “apa yang perlu diserahkan kepada AI dan apa yang perlu diputuskan oleh manusia”.

Jangan abaikan keselamatan dan pematuhan

Apabila memasukkan maklumat sulit syarikat ke dalam alat AI, langkah keselamatan yang mencukupi diperlukan. Khususnya, jika menggunakan perkhidmatan AI berasaskan awan, pastikan lokasi penyimpanan data dan sama ada data akan dikongsi dengan pihak ketiga. Berdasarkan pengalaman saya, untuk tugas yang sangat sulit seperti semakan kontrak dan analisis data pelanggan, adalah disyorkan untuk menggunakan penyelesaian AI di premis atau mekanisme yang tidak membenarkan data keluar dari syarikat.

Bagaimana menangani rasa keberatan pekerja

Tidak sedikit pekerja yang bimbang “AI akan mengambil alih kerja saya”. Untuk mengatasi rasa keberatan ini, penting untuk menyampaikan mesej dengan teliti bahawa “AI tidak mengambil alih kerja, tetapi membebaskan kita daripada tugas rutin untuk fokus pada kerja kreatif”. Malah, dalam kalangan klien saya, terdapat kes di mana kepuasan pekerja meningkat dan kadar pusing ganti menurun selepas pengenalan AI.

Kesimpulan: Intipati penyerapan AI dalam syarikat ialah “pembinaan budaya”

Apa yang perlu dipelajari daripada kes SB C&S ialah kejayaan pengenalan AI bukan sahaja bergantung pada kualiti alat atau program latihan, tetapi juga pada cara membina “budaya menggunakan AI dalam kerja harian”. Lebih-lebih lagi bagi syarikat kecil dan sederhana, pemilik perniagaan sendiri perlu memimpin dengan menggunakan AI dan menunjukkan manfaatnya. Ini adalah kaedah penyerapan yang paling berkesan.

Penggunaan AI boleh dimulakan dengan kos serendah kira-kira RM21,000 sebulan. Mulakan dengan pemilik perniagaan sendiri mempertingkatkan satu tugas dengan AI. Langkah kecil itu akan menjadi langkah pertama yang mempercepatkan penggunaan AI di seluruh organisasi.

Kepada pemilik perniagaan yang bergelut dengan penyerapan AI, sila cuba amalkannya mulai hari ini. Jika ada soalan atau pertanyaan, sila tinggalkan di ruangan komen.