Revolusi AI dalam Jabatan Sumber Manusia: “Strategi Bakat” Lebih Utama Daripada Pengurangan Tenaga Kerja

Perubahan Paradigma dalam Sumber Manusia

“Automasikan tugas rutin dengan AI dan tambah HRBP (Rakan Kongsi Perniagaan Sumber Manusia).” Cadangan yang dilaporkan oleh日本人材ニュースONLINE ini melukiskan gambaran masa depan jabatan sumber manusia dengan jelas. Kepada para pengurus dan CTO, jangan terburu-buru menganggap aliran ini sebagai “sekadar penambahbaikan kecekapan.” Ini adalah peluang terbaik untuk mengubah fungsi sumber manusia itu sendiri daripada pusat kos kepada pusat keuntungan.

Saya sendiri, semasa mempromosikan penggunaan AI dalam syarikat saya, merasakan betapa besarnya impak automasi dalam bidang sumber manusia terhadap pengurusan. Contohnya, tugas rutin seperti pengurusan kehadiran, pengiraan gaji, dan menjawab pertanyaan dalaman boleh diserahkan kepada ejen AI, mengurangkan beban kerja kakitangan sebanyak lebih 80%. Malah, di syarikat klien saya, selepas memperkenalkan chatbot AI, masa menjawab pertanyaan pekerja berjaya dikurangkan daripada 200 jam sebulan kepada hanya 30 jam.

Apa Itu HRBP dan Mengapa Perlu Ditambah Sekarang?

HRBP ialah peranan di mana ahli jabatan sumber manusia bekerjasama rapat dengan jabatan perniagaan untuk menyokong perancangan strategi bakat dan pembangunan organisasi. Tugas sumber manusia tradisional tertumpu kepada “sumber manusia defensif” seperti pengambilan pekerja, pengiraan gaji, dan pengurusan buruh. Namun, dengan AI menggantikan tugas rutin, kakitangan sumber manusia boleh memberi tumpuan kepada “sumber manusia ofensif,” iaitu tugas strategik seperti pembangunan bakat, pengurusan bakat, dan pemupukan budaya organisasi.

Bagi pengurus, penambahan HRBP bukan sekadar peningkatan kos. Ia adalah pelaburan untuk membina sistem yang mampu melaksanakan strategi bakat yang berfungsi sebagai pemacu pertumbuhan perniagaan di peringkat lapangan. Contohnya, untuk mengelakkan jurutera berbakat daripada berhenti kerja, perlu dirancang pelan pembangunan yang sesuai dengan aspirasi kerjaya individu. Dengan HRBP bekerjasama rapat dengan setiap pasukan, pendekatan yang terperinci ini dapat direalisasikan.

Contoh Spesifik Tugas Sumber Manusia yang Boleh Diautomasikan dengan AI

Jadi, tugas mana yang boleh diserahkan kepada AI? Berikut adalah beberapa contoh utama.

Automasi Pengurusan Kehadiran dan Pengiraan Gaji

Dengan menghubungkan sistem pengurusan kehadiran berasaskan awan dengan AI, pengumpulan data kehadiran secara automatik, ramalan waktu kerja lebih masa, dan semakan kesilapan pengiraan gaji boleh dilakukan. Contohnya, alat seperti “freee勤怠管理” atau “ジョブカン勤怠管理” boleh berintegrasi dengan perisian perakaunan melalui API, hampir mengautomasikan pengiraan gaji. Kos permulaan adalah serendah beberapa ribu ringgit sebulan, menjadikannya mampu milik untuk syarikat kecil dan sederhana.

Chatbot untuk Menjawab Pertanyaan Dalaman

Soalan lazim seperti “Berapa baki cuti tahunan saya?” atau “Apakah perubahan dalam peraturan pekerjaan?” boleh dijawab secara automatik oleh chatbot AI. Berdasarkan pengalaman saya, dalam masa sebulan selepas pelaksanaan, chatbot dapat mengendalikan lebih 70% daripada jumlah pertanyaan. Kos pelaksanaan, termasuk persediaan awal, adalah sekitar RM10,000 hingga RM30,000. Alat SaaS seperti “Helpfeel” atau “Commune” mudah digunakan.

Kecekapan dalam Pengambilan Pekerja

Penyaringan resume dan CV adalah bidang yang dikuasai AI. Daripada penciptaan iklan jawatan kosong, penjadualan temu duga dengan pemohon, hingga automasi temu duga peringkat pertama, semuanya boleh dilindungi oleh alat AI. Contohnya, alat seperti “HireVue” atau “HERP” dilengkapi dengan fungsi penilaian kesesuaian berasaskan AI, mengurangkan beban kerja kakitangan pengambilan dengan ketara.

Anggaran Kos untuk Penambahan HRBP

Ramai pengurus bimbang “Bukankah pelaksanaan AI memerlukan kos?” Namun, dalam jangka panjang, kos pelaksanaan AI boleh mengimbangi sepenuhnya perbelanjaan penambahan HRBP.

Contohnya, dalam syarikat dengan 100 pekerja dan 3 kakitangan sumber manusia. Andaikan pengiraan gaji dan pengurusan kehadiran mengambil masa 100 jam sebulan, AI boleh mengurangkan 80% daripadanya. Kos buruh untuk 80 jam yang dikurangkan, pada kadar RM30 sejam, adalah RM2,400 sebulan. Ini bersamaan penjimatan kos tahunan sebanyak RM28,800. Sementara itu, kos pelaksanaan alat AI adalah sekitar RM30,000 hingga RM50,000 setahun. Secara keseluruhan, lebih RM23,800 sumber setahun akan terhasil.

Sumber yang terhasil ini boleh digunakan untuk menambah seorang HRBP (dengan anggaran gaji tahunan RM60,000). Ini bermakna, pelaburan awal AI boleh dipulihkan dalam tempoh setahun, dan selepas itu, sistem sumber manusia strategik menjadi mampan.

Perkara Perlu Diperhatikan dan Petua Kejayaan Semasa Pelaksanaan

Terdapat beberapa perkara penting untuk mengelakkan kegagalan dalam pelaksanaan AI.

Mulakan dengan Skala Kecil untuk Ujian

Melaksanakan AI untuk semua tugas sekaligus adalah berisiko tinggi. Mulakan dengan tugas yang mempunyai impak terhad, seperti menjawab pertanyaan dalaman. Jalankan ujian selama 1-2 bulan untuk menilai keberkesanan, dan jika tiada masalah, kembangkan ke tugas lain.

Pemusatan Data adalah Prasyarat

Untuk meningkatkan ketepatan AI, adalah penting untuk memusatkan data dalaman. Jika data gaji, kehadiran, dan penilaian disimpan dalam sistem yang berasingan, AI tidak dapat membuat analisis yang tepat. Seperti contoh yang dilaporkan oleh P-WORLD mengenai dewan pachinko, gabungan “pemusatan data × AI” adalah kunci kejayaan.

Dapatkan Kefahaman Pekerja

Sesetengah pekerja mungkin bimbang “pekerjaan mereka akan diambil alih” dengan pelaksanaan AI. Adalah penting bagi pengurus sendiri untuk menjelaskan bahawa “AI bukan untuk mengambil alih pekerjaan, tetapi untuk membolehkan kita fokus pada kerja yang lebih kreatif,” dan menunjukkan laluan kerjaya ke arah HRBP.

Kesimpulan: Penggunaan AI dalam Sumber Manusia adalah Sebahagian daripada Strategi Perniagaan

Automasi tugas rutin dengan AI bukanlah alat untuk mengurangkan kos jabatan sumber manusia. Ia adalah strategi perniagaan untuk meningkatkan strategi bakat dan mempercepatkan pertumbuhan perniagaan dengan mengalihkan sumber yang terhasil kepada HRBP.

Seperti yang dilaporkan olehキーマンズネット, pemilihan AI generatif oleh syarikat sedang beralih daripada “ChatGPT dominan” kepada “era tiga kuasa besar.” Dengan menggunakan pelbagai AI seperti Claude atau Grok mengikut keperluan, kecekapan tugas yang lebih berkesan dapat dicapai.

Kepada para pengurus, sekarang adalah masa untuk benar-benar melibatkan diri dalam penggunaan AI dalam jabatan sumber manusia dan menambah profesional strategi bakat. Sebagai langkah pertama, kenal pasti tugas rutin syarikat anda dan pertimbangkan tugas mana yang patut diautomasikan dengan AI.