Kebangkitan Ketua Pegawai AI: ‘Pengurusan AI’ sebagai Norma Baharu yang Ditunjukkan oleh Wilayah Shizuoka

Penyusunan Organisasi ‘Pengurusan AI’ yang Dipimpin oleh Pihak Berkuasa Tempatan

Wilayah Shizuoka telah mengukuhkan dasar untuk melantik Ketua Pegawai AI wilayah. Sebagai jawatan di bawah bidang kuasa langsung Gabenor, peranan ini akan menyelaras dan mempromosikan penggunaan AI dalam latihan kakitangan dan penambahbaikan operasi secara menyeluruh. Pergerakan ini adalah isyarat penting yang melangkaui sekadar peningkatan kecekapan pentadbiran. Ia menandakan titik perubahan di mana penggunaan AI beralih daripada ‘kemahiran individu’ kepada ‘strategi organisasi’.

Di banyak syarikat, penggunaan ChatGPT dan Claude masih bergantung kepada sebilangan kecil kakitangan yang lebih maju. Jurang kemahiran yang bersifat peribadi wujud, menyukarkan peningkatan produktiviti organisasi secara keseluruhan. Keputusan Wilayah Shizuoka adalah satu jawapan kepada cabaran ini. Dengan melantik seorang penyelaras yang mengawal penggunaan AI dari perspektif pengurusan, mereka mengemudi perubahan daripada pelaksanaan berselerak kepada transformasi bersistematik.

3 Isu Pengurusan yang Diselesaikan oleh Ketua Pegawai AI

Sebab mengapa syarikat perlu melantik Ketua Pegawai AI (atau fungsi setara) adalah jelas. Ia terutamanya dapat menyelesaikan tiga isu pengurusan.

Peruntukan Belanjawan dan Sumber yang Optimum

Langganan alat berkaitan AI cenderung untuk terpecah. Tidak jarang bagi setiap jabatan mempunyai kontrak berasingan untuk ChatGPT Plus, Claude Pro, dan pelbagai AI SaaS. Dengan adanya penyelaras, situasi penggunaan seluruh organisasi dapat divisualkan, membolehkan penghapusan kontrak bertindih. Dalam pengalaman perundingan saya, terdapat kes di mana syarikat berskala 30 orang menemui perbelanjaan bertindih yang sia-sia melebihi ¥100,000 sebulan (anggaran RM 2,470).

Selain itu, pelaburan tumpuan ke kawasan yang mempunyai pulangan pelaburan (ROI) tinggi menjadi mungkin. Sebagai contoh, antara penjanaan automatik cadangan perniagaan oleh jabatan jualan dan pemprosesan automatik invois oleh jabatan perakaunan, yang kedua selalunya mempunyai ROI yang jauh lebih tinggi. Peruntukan belanjawan berasaskan data dapat direalisasikan.

Penyatuan Keselamatan dan Tadbir Urus

Penggunaan AI generatif yang tidak terkawal membawa risiko kebocoran maklumat yang serius. Dalam satu industri pembuatan, pekerja telah memuat naik lukisan reka bentuk sulit ke ChatGPT untuk meminta penciptaan penerangan. Dengan adanya penyelaras, pemilihan alat AI yang digunakan, polisi input data, dan aliran pengesahan output dapat diseragamkan.

Secara khusus, adalah mungkin untuk mereka bentuk pembahagian seperti memperkenalkan LLM tempatan jenis on-premise (contoh: menjalankan Llama 3 pada pelayan syarikat sendiri) untuk jabatan yang mengendalikan maklumat sulit, dan menyediakan AI generik jenis awan untuk operasi umum.

Perkongsian dan Pemiawaian Pengetahuan Rentas Fungsian

Walaupun petunjuk (arahan kepada AI) yang berkesan dibangunkan dalam jabatan jualan, ia mungkin tidak dikongsi dengan jabatan khidmat pelanggan yang berurusan dengan pelanggan. Ini adalah kehilangan peluang yang besar. Ketua Pegawai AI akan mengumpul dan menyusun kes kejayaan yang lahir di setiap jabatan, membinanya sebagai ‘perpustakaan petunjuk’ piawai organisasi.

Sebagai contoh, tugas ‘menyediakan draf email tindak balas aduan’ berlaku di banyak jabatan. Dengan menguruskan petunjuk yang dioptimumkan secara berpusat, kualiti tindak balas seluruh syarikat dapat diseragamkan, dan kos latihan dapat dikurangkan dengan ketara.

Kaedah Praktikal Membina Fungsi ‘Penyelarasan AI’ dalam Syarikat

Walaupun bukan organisasi besar seperti Wilayah Shizuoka, syarikat boleh memulakan fungsi ‘penyelarasan AI’ mulai esok. Ia boleh dicapai melalui tiga langkah berikut tanpa perlu melantik penyelaras sepenuh masa.

Langkah 1: Penciptaan Inventori Penggunaan AI

Mulakan dengan memahami keadaan semasa. Kenal pasti item berikut melalui soal selidik seluruh syarikat atau sesi temu bual jabatan.

• Alat AI yang sedang digunakan (ChatGPT, Claude, Copilot, SaaS lain) dan status kontrak
• Operasi utama penggunaan AI setiap jabatan (contoh: Pemasaran: penciptaan kandungan media sosial, Perakaunan: bantuan input data)
• Isu dan permintaan yang dirasai (kos, ketepatan, keselamatan, dll.)

Untuk tugas ini, alat percuma seperti Google Forms sudah memadai. Yang penting ialah pihak pengurusan menyedari kepentingan ‘visualisasi’ dan mengarahkan siasatan.

Langkah 2: Penubuhan ‘Pasukan Petugas Promosi AI’ Sementara

Sebelum melantik orang yang berdedikasi, tubuhkan pasukan petugas yang terdiri daripada ahli sambilan. Komposisi ideal adalah seperti berikut.

• **Pemilik (Pihak Pengurusan)**: Naib Presiden atau peringkat CIO yang mempunyai kuasa membuat keputusan dan kelulusan belanjawan.
• **Pemimpin Operasi**: Ketua jabatan yang mahir dalam penggunaan AI (Ketua Jabatan IT atau pegawai transformasi operasi).
• **Wakil Jabatan**: Seorang pekerja dari setiap jabatan yang benar-benar menggunakan AI.

Misi pertama pasukan petugas ini harus difokuskan kepada dua perkara yang dikenal pasti dalam Langkah 1: ‘penghapusan kontrak bertindih’ dan ‘pemilihan & perkongsian amalan terbaik petunjuk untuk seluruh syarikat’. Adalah penting untuk mencipta kejayaan kecil awal dan membuktikan nilai kewujudannya.

Langkah 3: Pemiawaian Alat dan Kerangka Kerja

Pasukan petugas harus mengehadkan alat AI teras yang disyorkan untuk seluruh syarikat kepada 1-2 jenis. Cadangan saya ialah menggunakan Claude (untuk analisis dan penulisan lanjutan) dan ChatGPT (untuk kegunaan umum dan perbualan) bersama-sama. Dengan kontrak akaun syarikat, pengurusan penggunaan dan keselamatan dapat diperkukuh.

Seterusnya, sediakan kerangka kerja piawai berikut.

1. Perpustakaan Perkongsian Templat Petunjuk: Menerbitkan petunjuk optimum untuk setiap operasi utama melalui Notion atau wiki dalaman syarikat.
2. Senarai Semak Hasil: Mendokumenkan perkara utama untuk semakan akhir oleh manusia terhadap kandungan atau kod yang dijana oleh AI.
3. Laporan Penggunaan Bulanan: Format untuk merekod dan melaporkan dengan mudah masa penggunaan AI setiap jabatan dan kesan pengurangan masa yang dijangkakan.

Kerangka kerja ini tidak perlu sempurna. Keutamaan adalah ‘mula menggunakannya dahulu’, dan kemudian memperbaikinya berdasarkan maklum balas dari lapangan.

Belajar dari Kes Wilayah Shizuoka dan Bandaraya Ichinomiya, Amalan untuk Syarikat Serantau

Dalam berita ini, selain Wilayah Shizuoka, pergerakan Bandaraya Ichinomiya, Wilayah Aichi juga dilaporkan. Di Ichinomiya, 5 syarikat tempatan menganjurkan seminar memperkenalkan kaedah penggunaan AI generatif. Mereka berkongsi contoh konkrit untuk pengembangan saluran jualan dan peningkatan kecekapan operasi.

Kedua-dua kes ini melambangkan ‘garisan menegak’ dan ‘garisan mendatar’ dalam penggunaan AI.

Pelantikan ‘Ketua Pegawai AI’ oleh Wilayah Shizuoka menunjukkan integrasi dan strategisasi menegak dalam organisasi (garisan menegak). Sementara itu, inisiatif Bandaraya Ichinomiya menggalakkan perkongsian pengetahuan dan penciptaan bersama mendatar antara syarikat serantau (garisan mendatar).

Pengurus perniagaan boleh belajar dari kedua-duanya. Tarik ‘garisan menegak’ dalam syarikat sendiri, dan wujudkan struktur untuk mempromosikan penggunaan AI secara organisasi. Pada masa yang sama, luaskan ‘garisan mendatar’ melalui persatuan industri atau kumpulan pembelajaran serantau, dan belajar dari kes kejayaan dan kegagalan syarikat lain. Terutamanya untuk PKS, adalah tidak realistik untuk menginternalisasikan semua pengetahuan dalam syarikat sendiri. Sikap terbuka yang secara aktif menggabungkan pengetahuan luar adalah kunci untuk belajar dengan pantas sambil mengawal kos.

Organisasi AI Autonomi dan Teragih’ di Sebalik Penyelarasan AI

Peranan Ketua Pegawai AI akhirnya adalah untuk menjadikan dirinya tidak diperlukan. Titik akhir ideal adalah keadaan di mana ‘peningkatan literasi AI’ dan ‘penyerapan kerangka kerja piawai’ telah dicapai, membolehkan setiap jabatan menggunakan AI secara autonomi.

Untuk itu, fungsi penyelarasan harus menumpukan pada ‘sokongan’ bukannya ‘pengurusan’. Daripada memaksa, sediakan persekitaran di mana jabatan terdorong untuk menggunakan AI secara spontan. Secara khusus, perpustakaan petunjuk yang disebutkan sebelumnya, penganjuran pertandingan penggunaan AI dalaman, dan sistem pengiktirafan untuk pekerja yang mencipta contoh yang sangat baik adalah berkesan.

Keputusan Wilayah Shizuoka menandakan permulaan fasa baru di mana AI bukan lagi sekadar ‘alat yang berguna’, tetapi dimasukkan ke dalam organisasi sebagai ‘sumber pengurusan’. Pengurus dan CTO harus mengambil iktibar dari pergerakan ini, dan sudah tiba masanya untuk segera memulakan ‘penyusunan organisasi’ dan ‘strategisasi’ penggunaan AI dalam syarikat mereka sendiri.

Langkah pertama boleh kecil. Bagaimana jika anda bermula dengan mengarahkan penciptaan inventori untuk memvisualkan status penggunaan AI syarikat anda dalam minggu ini?