AI untuk Hapuskan “Permainan Hukuman” Pengurus: Reka Bentuk Tugas yang Lebih Bijak

Kesan Sampingan Pelaksanaan AI yang Hanya Diketahui Pengurus

Walaupun terdapat harapan bahawa “pelaksanaan AI akan meningkatkan kecekapan kerja,” kesan sampingan yang tidak dijangka berlaku di peringkat operasi. Khususnya, peningkatan beban yang ditanggung oleh pengurus.

Artikel “Penggunaan AI Bermula dengan Menghapuskan ‘Permainan Hukuman Pengurus'” dari Nikkei Business Digital Edition menunjukkan realiti bahawa pelaksanaan AI sebenarnya menambah tugas pengurus. Beban pengurus semakin meningkat, daripada menyemak kualiti dokumen yang dihasilkan oleh orang bawahan menggunakan AI generatif, membimbing penggunaan alat AI, hingga membetulkan maklumat salah yang dihasilkan oleh AI.

Fenomena ini dikenali sebagai “permainan hukuman pengurus,” yang menyebabkan segelintir pihak tidak dapat menikmati faedah pelaksanaan AI. Apa yang tidak boleh diabaikan oleh pemimpin perniagaan ialah permainan hukuman ini menghalang penggunaan AI secara menyeluruh dalam organisasi.

Tiga Struktur yang Menekan Pengurus Akibat Pelaksanaan AI

Mengapa pelaksanaan AI menyusahkan pengurus? Mari kita huraikan tiga struktur utama.

Pertama, kekurangan pengetahuan tentang pemilihan, pelaksanaan, dan pengendalian alat AI. Alat AI yang diperkenalkan secara inisiatif oleh peringkat operasi berkembang tanpa kawalan pengurus. Semakin kurang penglibatan jabatan IT, semakin terdesak pengurus untuk memahami alat tersebut melalui pembelajaran sendiri.

Kedua, beban jaminan kualiti terhadap hasil kerja yang dihasilkan oleh AI. Semakin banyak kes di mana pengurus perlu menyemak dari awal dokumen seperti kertas cadangan atau laporan yang dihasilkan oleh orang bawahan menggunakan AI. Output AI kelihatan “munasabah” tetapi tidak tepat, menyebabkan masa semakan lebih lama berbanding sebelumnya.

Ketiga, penyesuaian terhadap perubahan proses kerja akibat pelaksanaan AI. Aliran kerja sedia ada tidak selaras dengan penggunaan AI, menyebabkan pengurus terpaksa bertindak sebagai penyelaras. Kos penyesuaian ini menekan tugas pengurusan sebenar.

Realiti Pasaran AI yang Ditunjukkan oleh Keuntungan RM10 Trilion Google

Berbeza dengan kesukaran di peringkat operasi, pasaran AI sedang mengalami ledakan yang tidak pernah berlaku sebelum ini. Alphabet, syarikat induk Google, mencatatkan keuntungan bersih melebihi RM10 trilion pada tahun fiskal 2024, rekod tertinggi dalam sejarah. Permintaan untuk AI generatif “Gemini” menjadi pemacu utama.

Angka ini menunjukkan bukan nilai pasaran teknologi AI itu sendiri, tetapi hakikat bahawa jurang antara syarikat yang boleh memanfaatkan AI dan yang tidak semakin melebar. Platform seperti Google menjana pendapatan daripada AI, tetapi syarikat yang menggunakan AI mungkin menderita akibat “permainan hukuman pengurus.”

Apa yang diperlukan oleh pemimpin perniagaan bukan sekadar “membeli” alat AI, tetapi membina mekanisme untuk “menguasai” penggunaannya sebagai organisasi. Khususnya, reka bentuk yang mengurangkan beban pengurus adalah mendesak.

Api Baru yang Dihasilkan oleh “Demokrasi Pembangunan”

Masalah “Peringkat operasi yang tidak sabar, jabatan IT yang terbeban” yang dinyatakan dalam artikel ITmedia juga merupakan punca permainan hukuman pengurus. Dengan demokrasi pembangunan melalui AI generatif, semakin banyak kes di mana peringkat operasi mula menggunakan alat AI secara bebas.

Kelajuan peringkat operasi bertembung dengan tadbir urus jabatan IT, menyebabkan pengurus terperangkap di tengah-tengah. Peringkat operasi mahukan “AI yang boleh digunakan dengan segera,” manakala jabatan IT menekankan “keselamatan dan kawalan.” Peranan untuk merapatkan jurang ini jatuh ke atas pengurus.

Penyelesaiannya adalah dengan membiarkan AI memainkan peranan sebagai “penterjemah” antara jabatan IT dan peringkat operasi. Contohnya, mekanisme di mana AI secara automatik menukar permintaan peringkat operasi kepada keperluan keselamatan dan mempercepatkan proses kelulusan jabatan IT. Reka bentuk ideal adalah AI yang menyesuaikan, bukan pengurus.

Tiga Langkah Konkrit untuk Menghapuskan Permainan Hukuman Pengurus

Berdasarkan pengalaman penggunaan AI syarikat sendiri, kami perkenalkan cara untuk mengurangkan beban pengurus.

Pertama, laksanakan “inventori tugas pengurus” sebelum pelaksanaan AI. Senaraikan secara khusus tugas yang sedang dilakukan oleh pengurus yang boleh digantikan oleh AI. Berdasarkan pengalaman saya, kira-kira 30% tugas pengurus boleh digantikan oleh AI. Ini termasuk penyediaan laporan, analisis data, dan penjadualan.

Kedua, automatikkan “proses jaminan kualiti” alat AI. Bina sistem semakan berganda di mana hasil kerja yang dihasilkan oleh AI disemak oleh AI lain. Contohnya, gunakan Claude dan ChatGPT secara serentak, di mana satu mencipta dokumen dan satu lagi menyemaknya. Ini boleh mengurangkan masa semakan pengurus sebanyak lebih 50%.

Ketiga, pihak pengurusan atasan perlu menetapkan “peraturan bersama” untuk penggunaan AI. Jangan serahkan kepada peringkat operasi; jelaskan kriteria pemilihan alat AI, skop penggunaan, dan standard kualiti. Yang paling penting ialah memupuk budaya “jangan telan bulat-bulat output AI.” Daripada pengurus sentiasa meragui output AI, bina mekanisme di mana AI saling mengesahkan antara satu sama lain.

Jelaskan Kos dan Halangan Pelaksanaan

Kami kongsikan anggaran kos untuk melaksanakan langkah-langkah ini.

Kos bulanan alat AI adalah dalam julat harga yang mampu dimiliki secara individu: Claude Pro (kira-kira RM30/bulan), ChatGPT Plus (kira-kira RM30/bulan), Grok (kira-kira RM50/bulan). Untuk kegunaan pasukan, Claude Team (kira-kira RM50/pengguna/bulan) atau ChatGPT Enterprise (perlu dirujuk) adalah lebih realistik.

Halangan pelaksanaan yang paling tinggi bukan dari segi teknikal, tetapi dari segi “budaya.” Kekangan masa pengurus untuk menguasai AI adalah halangan terbesar. Oleh itu, pada peringkat awal pelaksanaan, adalah berkesan jika pihak pengurusan atasan sendiri menggunakan AI dan menunjukkan contoh kejayaan.

Kesimpulan: Keputusan Pengurusan untuk Membebaskan Pengurus dengan AI

Pelaksanaan AI bukan sekadar pengenalan alat. Ia adalah peluang untuk menilai semula cara kerja organisasi secara keseluruhan. “Permainan hukuman pengurus” adalah fenomena yang boleh dielakkan yang berpunca daripada kesilapan reka bentuk pelaksanaan AI.

Pemimpin perniagaan perlu membuat keputusan untuk mengurangkan beban pengurus dengan AI. Dalam era di mana Google menjana keuntungan RM10 trilion, organisasi yang tidak dapat menguasai AI akan kehilangan daya saing. Namun, jika digunakan secara salah, pengurus akan keletihan dan penggunaan AI dalam organisasi akan terbantut.

Berdasarkan pengalaman penggunaan AI syarikat sendiri, dengan kos bulanan kira-kira RM210, kami telah mencipta nilai setara kira-kira RM7.53 juta setahun. Kunci untuk meningkatkan kebolehulangan ini adalah mengubah pengurus daripada “pengurus AI” kepada “pemacu penggunaan AI.”

Penghapusan permainan hukuman pengurus adalah syarat kejayaan pelaksanaan AI. Pemimpin perniagaan perlu memulakan reka bentuk semula tugas dan membebaskan pengurus dengan AI. Itulah langkah pertama ke arah penggunaan AI yang mampan.